Votre syndic de copropriété à Vitrolles

Quelles sont nos missions en tant que syndic ?

Notre rôle est de prendre en charge l’ensemble de la gestion administrative, financière, juridique et technique de votre copropriété, ainsi que son entretien.

Assurer la gestion administrative de la copropriété

- Organiser et suivre les assemblées générales : convocations, procès-verbaux et application des décisions votées
- Tenir à jour les documents officiels : registre des copropriétaires, fiche synthétique et carnet d’entretien
- Gérer et archiver les dossiers de la copropriété : contrats, procès-verbaux, documents comptables et administratifs
- Mettre à jour et suivre les contrats des prestataires
- Mettre à disposition et gérer les documents officiels de la copropriété via un extranet sécurisé

Gérer les finances et la comptabilité de la copropriété

- Élaborer le budget prévisionnel annuel et le soumettre au vote des copropriétaires
- Appeler et encaisser les charges courantes, exceptionnelles et les contributions au fonds de travaux
- Tenir la comptabilité et assurer la gestion du compte bancaire séparé du syndicat
- Présenter les comptes annuels et leurs annexes en assemblée générale
- Suivre la trésorerie et les paiements des fournisseurs et prestataires
- Gérer les impayés de charges et engager, si nécessaire, les procédures de recouvrement

Garantir la conformité juridique et réglementaire

- Faire respecter le règlement de copropriété et les décisions votées en assemblée générale
- Représenter le syndicat des copropriétaires en justice et défendre ses intérêts
- Gérer les assurances et sinistres du syndicat
- Veiller au respect des obligations légales et réglementaires

Superviser la gestion technique de l’immeuble

- Assurer le bon fonctionnement des équipements communs et la maintenance des installations
- Commander et suivre les travaux nécessaires à la conservation ou à l’amélioration du bâtiment
- Réaliser des devis et appels d’offres et contrôler les interventions des prestataires
- Intervenir en cas d’urgence et planifier les contrôles techniques obligatoires

Veiller à l’entretien et à la sécurité de l’immeuble

- Organiser l’entretien courant des parties communes et des équipements
- Assurer la maintenance régulière des installations techniques et de sécurité
- Gérer les urgences et sinistres pour préserver le bon état du bâtiment
- Veiller à la conformité et à la prévention des risques pour la sécurité des occupants.

Informer et accompagner les copropriétaires

- Assurer une communication claire et régulière avec le conseil syndical et les copropriétaires (gestion courante, travaux en cours, décisions votées et échéances importantes)
- Garantir la transparence de la gestion en mettant à disposition l’ensemble des documents essentiels (comptes, contrats, devis, PV, budgets) via un extranet sécurisé, accessible à tout moment
- Conseiller et accompagner les copropriétaires dans la compréhension des décisions et des travaux
- Favoriser le dialogue et la confiance au sein de la copropriété, en maintenant une relation de proximité, réactive et transparente entre le syndic et les résidents

Désignation et obligations du syndic : ce qu’il faut savoir

La désignation du syndic

La nomination d’un syndic est obligatoire dès la mise en copropriété. À défaut de syndic, tout copropriétaire peut convoquer l’assemblée générale pour en désigner un. Si aucune initiative n’est prise, le président du tribunal judiciaire peut intervenir et nommer un administrateur provisoire pour assurer la gestion temporaire de l’immeuble.

La loi impose également de mettre en concurrence plusieurs syndics afin que les copropriétaires puissent comparer les offres et choisir celle qui correspond le mieux à leurs besoins. Le vote se fait à la majorité absolue des voix. Même en cas de défaut de mise en concurrence, la désignation du syndic reste juridiquement valable.

Le contrat et les missions principales

Le syndic signe un contrat type, défini par décret, qui précise les prestations comprises dans le forfait :
- Gestion administrative et financière de la copropriété
- Tenue des assemblées générales et suivi des décisions votées
- Comptabilité, appels de charges et gestion des impayés
- Entretien courant et maintenance des parties communes
- Gestion des assurances et suivi des sinistres
- Administration générale, mise à jour du carnet d’entretien et de la fiche synthétique de la copropriété

Certaines prestations particulières, comme des réunions supplémentaires ou des interventions techniques exceptionnelles, donnent lieu à une rémunération complémentaire.

Transparence et information

Depuis 2021, le syndic doit fournir une fiche d’information sur les prix et les prestations, précisant la rémunération forfaitaire annuelle, les horaires et modalités de disponibilité, le nombre de visites et de réunions prévues, ainsi que les tarifs des prestations particulières.

Chaque année, il établit également la fiche synthétique de la copropriété, qui regroupe les informations financières et techniques essentielles, comme le nombre de lots, les charges, les équipements collectifs, les impayés ou encore les fonds travaux. Cette fiche doit être mise à disposition de tous les copropriétaires.

Responsabilités et fin de mandat

Le syndic est responsable de ses missions et peut être tenu pour responsable en cas de carence ou d’inaction. Le conseil syndical ou les copropriétaires peuvent alors agir pour faire valoir leurs droits et protéger les intérêts de la copropriété. Lorsqu’un syndic quitte ses fonctions ou démissionne, il doit transmettre au nouveau syndic, dans des délais précis : la situation financière et les comptes bancaires ainsi que l’ensemble des documents et archives de la copropriété. À défaut, des mesures judiciaires peuvent être engagées.